Formatvorlagen

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Formatvorlagen - Sie machen das Leben so einfach!

Jeder kennt das…man muss mal wieder eine Hausarbeit, ein Referat mit Ausarbeitung oder sonst etwas machen, was man am einfachsten auf dem Computer verfasst. Und auch jeder kennt das, das man sich sein Dokument gern so anpasst, dass es nach etwas aussieht, gut lesbar ist und man es auch vorzeigen / abgeben kann. Aber wie macht man das? Wie geht das sinnvoll? Die traditionelle Variante ist: stelle die Schriftart und Schriftgröße ein und schreib los. Am besten überlegt man vorher noch den Satz (Blocksatz, Links – oder Rechtsbündig) den man haben möchte und dann spätestens fängt man an, seinen Text zu schreiben. Beim Schreiben fällt einem auf: Aber ja, das ist ja eine Überschrift, das machen wir etwas größer, dieser Satz sollte auch irgendwie hervorgehoben werden (vielleicht in einer Farbe) und der Satz fünf Zeilen später bitte auch aber anders. Was am Ende herauskommt ist ein heilloses Durcheinander von Schriftarten, Schrittgrößen, Farben und Formatierungen, die alle irgendwie nicht so ganz recht zusammen passen. Gerne wird auch mal ein Buchstabe vergessen, wenn man viel markiert.

Am Ende sieht das denn gerne mal so aus (etwas überspitzt dargestellt):

Screencast

Jetzt aber die spannende Frage: wie kann man das ändern? Was kann man machen um diese Chaos zu entgehen? Die Antwort lautet:

Formatvorlagen benutzen!

Was aber sind Formatvorlagen eigentlich?

Formatvorlagen sind Absatz- und Zeichenformatierungen die unter einem Bestimmten Namen gespeichert werden und dann jederzeit in einem Schritt abrufbar und zuweisbar sind. Über die Formatvorlagen werden die entsprechenden Absätze oder Textstellen immer wieder gleich Formatiert. Es passiert nicht dass man eine Überschrift ausversehen in Schriftgröße 17 schreibt, obwohl die anderen Überschriften eigentlich Schriftgröße 16 haben. Nicht verständlich? Okay, dann hier an Beispielen.

Screencast

Wenn dir die Vorgaben des Programms nicht gefallen kannst du alle Formatvorlagen auch ändern, anpassen oder sogar neu schaffen. Wie das geht zeigt der nächste Screencast: Screencast

Vielleicht denkst du dir jetzt: „Das ist ja ganz nett aber wenn das alles ist dann schaffe ich mir das nicht extra drauf. Das klingt nach mehr Arbeit als es mir im Endeffekt bringt.“ Aber Formatvorlagen haben noch mehr Vorteile. Hier kommt der nächste.

Ansicht -> Gliederung

Wenn man beschließt sein Dokument im großen Stil zu ändern, weil z.B. ein Kapitel an einer anderen Stelle besser passt oder man denkt, das ein Unterpunkt an einer anderen Stelle besser aufgehoben ist, dann hast du bis jetzt wahrscheinlich den Teil markiert, ausgeschnitten und an der neuen Stelle wieder eingefügt, oder? Wenn du mit Formatvorlagen arbeitest, geht das viel einfacher. Außerdem passieren keine blöden kleine Fehler mehr, wie einen Punkt vergessen oder ein Wort, oder vielleicht die 2 Sätze die noch auf der nächsten Seite stehen zu übersehen. Schau:

Screencast

Und, du willst noch immer keine Formatvorlagen benutzen? Gut, dann zum nächsten großen Vorteil …

Automatische Inhaltsverzeichnis

Wenn du Formatvorlagen benutzt kannst du dir für das Dokument das du verfasst ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen lassen. Dieses ändert sich auch (fast) automatisch mit, wenn du dein Dokument änderst. Wie erstellst du dieses und nutzt es? Schaue her:

Screencast