Serienbrief

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Ein Serienbrief - was ist das?

Die Klasse 6a möchte einen Kuchenverkauf machen. Die Schülerinnen und Schüler haben bereits unter sich ausgemacht, wer welchen Kuchen am Verkaufstag mitbringen soll. Damit an dem Tag alles klappt, entscheiden sie sich dazu einen Rundbrief zu schicken, um die Eltern zu informieren. Der Brief soll wie folgt aussehen:
Liebe Eltern von xy,
wir, die Klasse 6a, planen am Dienstag den 29. April 2014 einen Kuchenverkauf. Der Erlös soll unsere Kasse für die Klassenfahrt füllen. Wir haben bereits verteilt, wer welchen Kuchen mitbringen soll.
Schüler xy wurde zugeteilt Kuchen xy mitzubringen.
Mit freundlichen Grüßen Ihre Klasse 6a
Oliver stöhnt: "Ohje, dann müssen wir ja für alle 25 Schülerinnen und Schüler das Textdokument individuell anfertigen.""
Die Lehrerin wirft ein: "Versucht es doch einfach mit einem Serienbrief."


Ein Serienbrief ist ein Textverarbeitungsdokument, welches an viele Empfänger gesendet werden kann. Das heißt, es gibt Teile im Dokument, die personalisiert werden (zum Beispiel: Adresse, Anrede, Teile des Textes). Der Serienrief ist dann nützlich, wenn das gleiche Schreiben an viele unterschiedliche Empfänger gesendet werden soll. Jeder Brief hat somit einen personalisierten Abschnitt und gemeinsame Passagen. Dadurch erhält jeder Brief die Form eines persönlichen Anschreibens. Mit dem Computer kann man leicht Serienbriefe erstellen. Grundlage hierfür ist eine Dokument-Vorlage und eine Datenbank (oder einer einfachen Tabelle). Die Datenquelle wird dann in Form von Seriendruckfelder (Platzhalter) in das vorhandene Textdokument integriert.

Die Erstellung von Serienbriefen wird von vielen Textverarbeitungsprogrammen unterstützt. In Word und Open-Office gibt es einen Serienbrief Assistenten, womit die Erstellung leicht und schnell funktioniert.


Anleitung Schritt für Schritt am Beispiel Kuchenverkauf 6a

Datenquelle anlegen

Bevor die 6a ihren Infobrief los schicken kann, müssen sie erst eine Datenquelle anlegen. In dieser müssen sie Vor- und Nachname des Schülers notieren, sowie den Kuchen, den dieser Schüler mitbringen soll.


1. Neues Textdokument öffnen und Tabelle einfügen

Am Beispiel der Klasse 6a könnte die Tabelle so aussehen:

Nachname Vorname Kuchen
Eisen Oliver Käsekuchen
Fremgen Lisa Schokokuchen
Gund Lorenz Zupfkuchen

2. Tabelle ausfüllen und abspeichern


Hauptdokument anlegen

Nun geht es daran den eigentlichen Brief zu entwerfen. Im bekannten Beispiel ist dieser bereits entworfen worden.

Liebe Eltern von xy,
wir, die Klasse 6a, planen am Dienstag den 29. April 2014 einen Kuchenverkauf. Der Erlös soll unsere Kasse für die Klassenfahrt füllen. Wir haben bereits verteilt, wer welchen Kuchen mitbringen soll.
Schüler xy wurde zugeteilt Kuchen xy mitzubringen.
Mit freundlichen Grüßen Ihre Klasse 6a

Daten zusammenführen und Druckfelder einfügen

Die Schülerinnen und Schüler haben in Form von xy Platz freigehalten. An diesem Platz sollen die personalisierten Angaben stehen. In diesem Beispiel Vorname des Schülers und der Kuchen. Der 1. Schritt ist nun die bereits angefertige Datenquelle mit dem Hauptdokument zusammenzuführen.

In Word 2013: Unter dem Register Sendungen auf Empfänger auswählen, dann Vorhandene Liste verwenden und die bereits angelegte Dateienquelle öffnen. Nun ist die Datenquelle mit dem Hauptdokument zusammengeführt.

Der 2. Schritt besteht nun darin die Seriendruckfelder einzufügen. Also alle Stellen im Text, die personalisiert werden sollen. Diese sind am Beispiel der 6a durch xy gekennzeichnet.

Platzhalter xy löschen
Klick auf Seriendruckfeld einfügen: Hier werden jetzt alle möglichen Seriendruckfelder angezeigt, die in der vorgefertigten Tabelle genannt wurden. Am Beispiel 6a: Vorname, Nachname und Kuchen
Seriendruckfeld auswählen und mit einfügen bestätigen


Wenn alles geklappt hat sollte der Beispieltext so aussehen:

Liebe Eltern von «Vorname»,
wir, die Klasse 6a, planen am Dienstag den 29. April 2014 einen Kuchenverkauf. Der Erlös soll unsere Kasse für die Klassenfahrt füllen. Wir haben bereits verteilt, wer welchen Kuchen mitbringen soll.
«Vorname» wurde zugeteilt «Kuchen» mitzubringen.
Mit freundlichen Grüßen Ihre Klasse 6a


Letzte Schritte

Unter Vorschau Ergebnisse kann man seinen fertigen Brief anzeigen lassen. Dabei werden die Seriendruckfelder mit den Daten des ersten Datensatzes ausgefüllt.


Serienbrief Drucken mit Word 2013

Der Serienbrief wird unter dem Symbolleistenpunkt Fertig stellen und zusammenführen gedruckt. Es gibt auch weitere Optionen, wie Einzelene Dokumente bearbeiten und E-Mail Nachrichten senden.